Catat Alasan Pentingnya Workload Analysis dan Cara Melakukannya

Suatu perusahaan ditentukan oleh banyak faktor. Salah satunya yaitu bagaimana perusahaan bisa mengelola semua karyawannya.

Karena jumlah karyawan banyak dan kemampuannya pun berbeda-beda maka diperlukan suatu strategi untuk mengatur hal ini. Salah satunya dengan workload analysis.  Apa itu workload analysis? Dan bagaimana implementasinya pada perusahaan? 

Nah, kali ini Kelas.com akan membahas terkait metode workload analysis. Jadi, yuk, simak artikel di bawah, ya!

Apa itu Workload Analysis? 

Workload analysis merupakan strategi penting untuk perusahaan, terutama untuk mengelola SDM. Sebelum masuk ke definisi workload analysis ada baiknya untuk membahas sedikit tentang workload. Workload atau beban kerja merupakan sejumlah pekerjaan yang diberikan kepada karyawan untuk diselesaikan pada periode tertentu.

Sehingga pengertian dari workload analysis atau analisis beban kerja adalah metode yang digunakan untuk mendistribusikan setiap pekerjaan kepada masing-masing karyawan  dalam suatu tim.

Metode ini bukan hanya memastikan jumlah task yang dikerjakan setiap karyawan, melainkan juga mempertimbangkan kemampuan masing-masing karyawan. 

Pembagian ini untuk memastikan agar tidak ada anggota yang merasa lebih terbebani. Di samping itu suatu pekerjaan akan lebih optimal jika menggunakan implementasi metode ini. Team Leader atau Project Manager harus selalu monitor workload analysis update. Sehingga bisa mendeteksi ketika anggotanya sudah merasa overburden. 

Kenapa Workload Analysis itu Penting? 

Sumber: Pexels

Setelah mengetahui pengertian dari workload analysis (WLA), sekarang saat membahas seberapa pentingnya metode ini. 

Metode analisis beban kerja ini sangat penting dalam suatu perusahaan. Bahkan ada yang mengibaratkan metode ini seperti sabuk pengaman suatu proyek. 

Mengapa bisa demikian? Berikut ini beberapa alasan mengapa metode WLA penting diterapkan pada suatu perusahaan.  

Bahan Pertimbangan saat Hire Karyawan

Beberapa tahun belakangan ini banyak perusahaan yang melakukan layoff besar-besaran. Tidak hanya startup bahkan perusahan besar seperti Amazon dan Google juga melakukan hal ini.

Bahkan pada tahun 2023 dikabarkan jumlah layoff meningkat 5% dari tahun sebelumnya. Fenomena ini disebabkan karena adanya over-hiring.

Oleh sebab itu agar mencegah terjadinya hal ini di masa depan, dibutuhkan penerapan metode analisis beban kerja. Sehingga jumlah karyawan yang direkrut bisa sesuai. 

Mengoptimalkan Beban Kerja

Suatu tim dikatakan baik jika proporsi pembagian kerja antar tim seimbang. Jika ada satu anggota dengan beban kerja lebih berat dan melebihi kemampuannya maka akan mempengaruhi kinerja perusahaan.

Dengan memanfaatkan metode WLA maka setiap anggota akan mendapatkan task yang sesuai. Setiap karyawan butuh work-life balance agar tidak mempengaruhi kinerjanya ke perusahaan. 

Dapat Memprediksi Kebutuhan Rekrutmen

Penerapan analisis beban kerja juga bisa membantu perusahaan untuk menentukan kebutuhan rekrutmen. Mengapa demikian? Pada metode analisis beban kerja terdapat workload schedule. Dengan schedule ini perusahaan bisa menentukan kapan butuh rekrut karyawan baru dan skill apa yang dibutuhkan.

Menghemat Biaya

Dengan menentukan beban kerja pada proyek akan mempermudah banyak hal, seperti biaya pengeluaran. Karena pendistribusian task sudah sesuai dengan kemampuan masing-masing anggota maka budget untuk gaji SDM bisa ditekan. 

Sehingga cost tadi bisa dialokasikan ke biaya operasional perusahaan lainnya. Dengan demikian menerapkan metode WLA bisa menekan pengeluaran kemudian meningkatkan revenue perusahaan. 

Mendapatkan Assessment

Ketika menerapkan metode WLA, maka perusahaan bisa melakukan penilaian pada keadaan resources saat ini. Perusahaan bisa melakukan distribusi beban kerja secara adil. 

Selain itu juga bisa mendapatkan perkiraan kebutuhan resources di masa depan. Dengan mendapatkan assessment ini juga bisa mempermudah saat menghadapi situasi yang butuh decision making. 

Baca juga:

• Tips Manajemen Tim Bagi Para Manajer Baru
• Softskill dan Hardskill yang Perlu Dikuasai Manajer

Bagaimana Cara Kerja Workload Analysis

Sekarang kamu sudah tau seberapa pentingnya metode WLA ini. Sekarang mari bahas tentang bagaimana cara kerja workload analysis ini. 

Berikut langkah-langkah melakukan metode workload analysis yang dikutip dari laman Timeular.

Identifikasi Task dan Proyek

Pertama mulai dari membuat daftar semua tugas dari project atau departemen yang sedang dianalisis. Kemudian pahami scope, requirements dan goals dari setiap project. Urutkan prioritas setiap tasks. Perhatikan juga tugas-tugas yang jarang dilakukan namun sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan proyek. 

Tentukan Waktu dan Resources

Setelah membuat list semua task, langkah kedua yaitu memperkirakan waktu dan effort yang dibutuhkan saat mengerjakan setiap task. Hitung estimasi secara teliti, karena hasilnya akan digunakan untuk langkah selanjutnya. 

Perlu diperhatikan bahwa penghitungan waktu bukan hanya waktu eksekusi. Namun juga mencakup waktu untuk diskusi, follow-up dan persiapan lainnya. 

Analisis Alokasi Sumber Daya Saat Ini

Langkah selanjutnya yakni menganalisis pengalokasian resources yang sedang berjalan saat ini. Mulai dari distribusi setiap individu.

Kemudian evaluasi juga pengalokasian lainnya. Seperti alokasi IT, sumber daya manusia, waktu, inventaris kantor dan budget. Perhatikan apakah ada ketimpangan pada alokasi sekarang. Contohnya karyawan dengan beban kerja yang lebih atau mungkin terjadi over budget. 

Lakukan Penyesuaian

Langkah terakhir yaitu melakukan penyesuaian untuk optimalisasi beban kerja, alokasi budget, tools atau software dan pendukung lainnya. Langkah ini dilakukan berdasarkan informasi yang dikumpulkan sebelumnya.

Langkah ini sangat krusial karena hasilnya diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas di perusahaan. Setelah melakukan penyesuaian kemudian terus pantau progresnya. Pastikan adjustment ini telah diberitahukan ke stakeholders terkait. Jangan lupa untuk tetap monitoring setiap progres yang ada.

Tips Workload Analysis yang Efektif

Sumber: Pexels

Setelah mengetahui langkah-langkah implementasi metode analisis beban kerja, maka selanjutnya yang kamu perlu kamu ketahui yaitu bagaimana cara agar workload analysis ini bisa bekerja secara efektif. Berikut beberapa tips agar metodenya dapat bekerja secara efektif.  

Perhatikan Ketersediaan Resources

Sebelum mendistribusikan task ke setiap anggota pada kelompok maka kamu harus perhatikan ketersediaan setiap anggota. Jangan berikan task kepada anggota yang belum menyelesaikan task sebelumnya. 

Hal ini penting mengingat tujuan dari metode ini yakni optimalisasi kinerja pada perusahaan. Jangan sampai memberikan task kepada anggota yang belum menyelesaikan tugas sebelumnya, selain untuk menghindari beban berlebih, ini juga bisa menghambat bottleneck pada kerja tim.

Ukur Utilization Rate

Utilization rate yakni menunjukan berapa waktu yang dibutuhkan resources saat mengerjakan tugas yang bermanfaat bagi keberlangsungan bisnis. Dengan mengetahui tingkat utilisasi sumber daya yang ada maka perusahaan bisa menekan cost yang tidak bermanfaat.  

Perkirakan Tasks dan Milestones

Hal ini berlaku di awal, sebelum suatu proyek atau pekerjaan dimulai. Dengan estimasi detail pada setiap tugas dan milestone nya maka diharapkan hasil dari pekerjaan tersebut bisa maksimal. Dengan menetapkan milestone, akan mempermudah tracking progres masing-masing anggota.

Distribusi Tasks Secara Adil

Hal utama yang ingin dicapai dari metode WLA ini yaitu menghindari burnout pada karyawan. Karyawan yang mengalami burnout akan menghambat kerja serta hasil kerja tim. Sehingga pastikan setiap karyawan mendapatkan tugas sesuai dengan porsi dan kemampuannya. 

Tetapkan Prioritas

Prioritas ini penting, dengan menetapkan prioritas kerja maka kamu bisa mengambil decision secara tepat apabila terjadi hal yang tidak diinginkan. Prioritas ini sebagai guide agar tujuannya dapat tercapai. Dengan menetapkan prioritas juga bisa memonitor hasil pekerjaan dalam tim.

#BelajarLebihMudah untuk Menjadi Project Manager Bersama Kelas.com

Nah, itu tadi pembahasan tentang workload analysis. Menarik banget, ya! Masih penasaran terkait metode-metode lainnya dalam mengelola suatu project? 

Kebetulan banget! Kelas.com punya kelas menarik yaitu Kelas Project Management. Kelas ini cocok buat kamu yang pengen belajar lebih dalam terkait manajemen proyek. Atau untuk kamu yang punya passion jadi Project Manager.

Dengan join kelas ini kamu bakal dapet banyak ilmu dan bekal untuk kariermu di bidang Project Management.

Jadi, jangan lama-lama, yuk, gabung kelasnya sekarang dan raih pekerjaan impianmu bersama Kelas.com!