Mengenal Peran Admin HR di Departemen SDM Perusahaan

Kamu pastinya tidak asing lagi mendengar profesi Admin HR. Yup! Banyak perusahaan menjadikan Admin HR sebagai sebuah divisi, namun ada juga perusahaan yang menjadikannya individu yang terpercaya.

Sesuai namanya, peran Admin HR (Human Resources) di perusahaan yaitu sebagai bagian yang mengurus persoalan yang berkaitan dengan SDM. Beberapa perannya meliputi proses perekrutan, kebutuhan karyawan, administrasi, serta hal-hal yang bersangkutan dengan kewajiban dan hak dari karyawan perusahaan.

Dengan begitu, perusahaan sangat membutuhkan divisi yang menaungi beberapa hal tersebut. Agar sistem kerja semakai terarah dan turut membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya.

Siapa itu Admin HR?

Admin HR adalah seseorang yang berkecimpung dalam membantu perusahaan pada bidang perekrutan, data karyawan perusahaan dan hal-hal yang berkaitan dengan administrasi baik untuk karyawan maupun untuk perusahaan. Admin HR seringkali berfungsi untuk membina SDM di perusahaan.

Mungkin terdengar cukup sederhana, namun pada beberapa waktu Admin HR memiliki kompleksitasnya sendiri yang mencakup keberhasilan perusahaan dalam memberdayakan karyawannya. Hal ini sangat dipengaruhi oleh etos kerja dari Admin HR itu sendiri.

3 Peran Admin HR di Departemen HR

Sumber : Unsplash

Peran HR di perusahaan secara umum adalah membantu perusahaan dalam manajemen, mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia di perusahaan. Namun demikian, Admin HR mensupport beberapa departemen seperti HC Management, HR Development dan juga HR Management.

HC Management

HC Management atau yang sering disebut dengan Human Capital Management yang berperan sebagai orang atau divisi yang berguna untuk meningkatkan produktivitas karyawan dalam kinerjanya. Selain itu beberapa keadaan di dalam proses produksi pun menjadi tanggung jawab dari HC Management.

HC Management memiliki kapasitas dan juga kemampuan untuk bisa beradaptasi dalam segala situasi dan kondisi, sekalipun keadaan sedang tidak seimbang. Hal ini merupakan kemampuan manusia dalam menghadapi sebuah konflik sebagai problem solving dari konflik tersebut.

HR Development

HR Development atau yang sering dikenal dengan HRD merupakan divisi dalam perusahaan yang berperan sebagai penyaring, perekrut, pengelola tunjangan karyawan dan lain sebagainya. 

HR Development sering kali disamakan dengan HR Management. Padahal kedua posisi ini memiliki beberapa perbedaan, lho! HR Development terfokus pada fungsi pengembangan berkelanjutan yang memiliki output untuk meningkatkan kinerja karyawan.

HR Management

Sering dianggap sama dengan HC Management, namun HR Management atau Human Resources Management memiliki tugas untuk memaksimalkan kemampuan SDM karyawan sebuah perusahaan supaya strategi dapat berjalan sesuai rencana.

Baca juga:

• KPI Human Resources di Perusahaan
• KPI HRBP yang Dapat Diterapkan

7 Tugas Admin HR di Perusahaan

Setelah kamu mengetahui peran Admin HR di perusahaan dan beberapa posisi departemen dari HR itu sendiri, kamu perlu mengetahui apa saja tugas yang dilakukan oleh Admin HR untuk mencapai tujuan perusahaan dan sesuai dengan strategi yang telah disusun sebelumnya. 

Merekrut Karyawan Baru

Salah satu tugas wajib seorang Admin HR adalah merekrut karyawan baru. Tiap tahun ataupun bulan, sebuah perusahaan pasti melakukan perekrutan karyawan baru.

Entah karena kekurangan SDM untuk melakukan sebuah pekerjaan, atau mungkin menggantikan posisi pekerja yang sebelumnya resign dari perusahaan, sehingga perusahaan perlu menyiapkan perekrutan karyawan baru.

Tahapan yang Admin HR lakukan dalam merekrut karyawan baru diantaranya: 

• Membuka lowongan kerja dan mempublikasikannya

• Melakukan seleksi berkas terhadap lamaran kerja yang masuk 

• Melakukan wawancara dengan calon kandidat 

• Melakukan tahapan informasi mengenai calon kandidat yang lolos ke tahap on-boarding.

Tak hanya sampai di situ, seorang Admin HR perlu melakukan proses orientasi kepada karyawan baru yang baru saja dipilih pada proses rekrut karyawan. Seorang Admin HR harus memberikan arahan mengenai budaya perusahaan dan sistem kerja dari perusahaan tersebut. Sehingga karyawan baru dapat beradaptasi dengan situasi yang ada.

Mengelola Karyawan

Setiap perusahaan memiliki karyawan dengan kapasitas kemampuan yang berbeda, juga hak dan kewajiban yang berbeda. Dalam hal ini, peran Admin HR ialah untuk mengelola semua karyawannya, baik dari karyawan baru, karyawan kontrak, hingga karyawan tetap.

Tujuan utama mengelola karyawan adalah guna mengetahui karakteristik dan juga hal-hal yang harus Admin HR ketahui dari karyawannya. Kegiatan Pengelolaan ini mencakup surat-menyurat yang berkaitan dengan karyawan hingga pembuatan formulir resmi dari perusahaan untuk memudahkan aktivitas personal.

Distribusi Tugas Karyawan

Setiap karyawan memiliki kemampuan dan etos kerjanya masing-masing. Dalam hal ini, kiprah Admin HR dalam menjalankan tugasnya adalah untuk mendistribusikan kemampuan karyawan pada bidang yang sesuai dengan skill yang karyawan miliki. 

Selain itu, Admin HR pun memiliki wewenang untuk mempromosikan karyawan yang telah terlihat dari aspek kemampuan dan juga karyawan yang memiliki etos kerja tinggi. Contohnya karyawan yang mampu menjual produk melebihi target yang sudah ditentukan sebelumnya.

Tak hanya itu, peran Admin HR pun dapat melakukan PHK terhadap karyawan jika memang karyawan tersebut seringkali melakukan kesalahan dan juga sering tidak melakukan kerjanya sesuai target.

Membuat Monthly Report

Monthly report atau yang sering kita kenal dengan laporan bulanan menjadi salah satu tugas yang diemban oleh Admin HR, lho! Dalam hal ini, Admin HR harus rutin menyusun laporan dari awal hingga akhir bulan.

Biasanya beberapa hal yang dilaporkan mengenai kehadiran karyawan, gaji karyawan, cuti dan laporan lainnya yang berkaitan dengan pekerja. Output yang didapatkan dari tugas ini adalah semua hasil dapat terlihat jelas termasuk tentang perkembangan SDM/karyawan (opsional).

Evaluasi Kinerja Karyawan

Setelah menyusun laporan, Admin HR berhak memberikan masukan kritik dan saran ataupun evaluasi untuk karyawan perusahaan. Hal ini akan berpengaruh terhadap keberjalanan kinerja untuk kedepannya.

Sehingga, ketika ada karyawan yang sesuai penglihatan Admin HR ada yang berbeda dan berubah khususnya dalam kinerjanya, maka karyawan tersebut wajib untuk ditilik secara berkala untuk mengetahui apa penyebab dari perubahan tersebut.

Mengurus Asuransi dan Dana Pensiun

Perihal asuransi dan dana pensiun umumnya merupakan hal yang disatukan dengan total gaji yang didapatkan dari masing-masing karyawan tiap bulannya. Nah, kalau di Indonesia biasanya berada di bawah naungan program BPJS Ketenagakerjaan.

Lalu apa saja peran Admin HR dalam hal ini? Admin HR perlu untuk memastikan data pendaftaran peserta untuk karyawan. Karena itu lah seorang Admin HR dituntut untuk memahami aturan yang ada. Mulai dari registrasi BPJS hingga karyawan bisa mendapatkan hak yang seharusnya diterima.

Memastikan Lingkungan Kerja Kondusif

Sepertinya tidak asing lagi jika seorang karyawan memilih untuk resign dari pekerjaan hanya karena mereka tidak suka dan tidak betah dengan kondisi lingkungan yang kurang kondusif, bukan? Hal ini menjadi catatan dan tugas untuk Admin HR untuk mengatasi dan melakukan langkah preventif.

Perusahaan perlu menciptakan ekosistem dan budaya kerja yang kondusif juga efektif. Dalam hal ini perusahaan dibantu dengan eksistensi Admin HR di dalam perusahaan. Sehingga ketika lingkungan kerja sudah kondusif, maka tidak ada penghalang untuk para karyawan dalam mengerjakan tugasnya.

Jenjang Karir Admin HR

Sumber : Unsplash

Karir menjadi Admin HR saat ini sangat dibutuhkan karena membantu HRD dalam mengelola pekerjaan seperti mengurus karyawan, pelatihan karyawan dan sebagainya. Hal ini menjadi peluang terbaik bagi kamu yang memang memiliki passion pada bidang human resources. 

Dengan banyaknya peluang, maka akan semakin banyak pula orang yang berbondong-bondong untuk masuk pada karir HR ini. Hal tersebut merupakan salah satu kesempatan yang dapat kamu kembangkan dan dapatkan.

Namun, harus digaris bawahi bahwa peran dan tugas dari Admin HR sendiri bukanlah hal yang mudah. Admin HR pun memiliki kompleksitasnya sendiri. Baik hubungan dengan karyawan maupun perannya terhadap perusahaan.

#SiapKerja Menjadi Admin HR Bersama Kelas.work

Kamu telah mengetahui apa saja peran HR dan juga tugas Admin HR di perusahaan. Jika kamu berminat menjadi Admin HR yang andal di perusahaan, kamu bisa mengikuti kelas HR bersama Kelas.work.

Kini untuk menjadi Admin HR yang handal bukan hal yang sulit jika kamu sudah mengikuti Kelas Pengelolaan Administrasi Karyawan dari Kelas.work! Nantinya kamu akan dipandu oleh Kak Puji Astuti sebagai HRD yang pastinya sudah berpengalaman bertahun-tahun! 

Kamu akan mendapatkan ilmu pembelajaran. Yuk, tunggu apalagi? Buruan ikuti kelasnya sekarang juga!