Mengenal Arsip Digital dan Cara Mengelolanya

Seorang Admin Perkantoran memiliki salah satu tugas utama untuk mengelola arsip perusahaan. Di era seperti sekarang, arsip digital perusahaan juga harus dikelola secara baik oleh bagian administrasi perkantoran.

Arsip digital perusahaan wajib untuk dikelola dan diorganisir dengan baik, supaya tidak menurunkan efektivitas jalannya perusahaan serta optimasi waktu bekerja admin.

Pengelolaan dan pengorganisasi dari arsip digital dan arsip non digital (fisik) berbeda. Oleh sebab itu, arsip digital sebagai Admin di perkantoran kamu wajib menguasai kemampuan pengelolaan arsip digital perusahaan ini.

Apa itu Arsip Digital?

source: istock

Menurut PCmag, arsip digital adalah segala sesuatu yang disimpan secara permanen dalam sistem komputer. Sebutan yang paling umum digunakan di komputer adalah dengan nama file. 

Bentuk dari arsip digital bermacam-macam dan mungkin kamu sudah familiar dengan bentuknya. Arsip digital perusahaan bisa berbentuk dokumen, gambar, video, rekaman suara, foto, dan lainnya.

Seluruh arsip digital juga bisa termasuk program atau dokumen. Intinya adalah semua hal dalam komputer yang dapat dieksekusi, dibaca, dan diduplikasi ke dalam memori komputer.

Tujuan Arsip Digital

source: istock

Arsip digital perusahaan dibuat dengan berbagai tujuan yang lebih menguntungkan dibandingkan arsip fisik. Hal ini karena arsip fisik mempunyai banyak kekurangan yang bisa ditanggulangi dengan beralih ke arsip digital.

Tujuan utama dari arsip digital adalah mencegah kerusakan sehingga bisa terus digunakan atau dibaca. Arsip fisik biasanya menggunakan kertas yang disimpan dalam folder atau lemari. Namun, kertas memiliki umur penyimpanan dan mudah lapuk. Arsip yang disimpan dari menggunakan kertas ini tidak akan bertahan lama dan cepat rusak.

Tujuan selanjutnya adalah agar arsip perusahaan menjadi lebih rapi. Selain itu, arsip yang dibuat secara digital akan lebih mudah dicari di saat arsip tersebut sedang dibutuhkan. 

Arsip fisik berbentuk kertas biasanya akan menumpuk dan memenuhi ruangan. Hal ini akan memudahkan juga mencari arsip yang sudah lama karena sudah ditumpuk oleh arsip baru. Misalnya, sebuah arsip keuangan dibuat secara fisik pada tahun 2016. Enam tahun kemudian pada tahun 2022, arsip tersebut dibutuhkan kembali.

Namun, karena arsip sudah disimpan begitu lama akhirnya sulit ditemukan. Dengan menyimpan arsip tersebut secara digital dalam komputer, cukup memasukan nama file dan tahun, kamu akan dengan mudah menemukan arsip tersebut.

4 Manfaat Arsip Digital

source: istock

Pengarsipan secara digital oleh perusahaan memiliki banyak sekali manfaat untuk mengoptimalisasi waktu kerja karyawan. Selain itu, beberapa manfaat pengelolaan arsip secara digital, di antaranya.

Keamanan yang lebih baik

Dokumen kertas, meskipun praktis, memiliki risiko kehilangan dan pencurian yang lebih tinggi. Selain itu, informasi pribadi pada file kertas lebih mudah diakses oleh pihak yang ingin melakukan kejahatan terhadap perusahaan.

Hal lainnya juga jika perusahaan terkena dampak dari bencana alam. Kebakaran, banjir, longsor, dan lainnya dapat membuat perusahaan akan mudah kehilangan banyak informasi dan catatan penting yang berharga. 

Penyimpanan arsip digital mampu membuat cadangan atau backup off-site yang aman. Selain itu, arsip dapat diakses dari mana saja tanpa harus ke kantor atau membawa file tersebut kemana-mana untuk diperiksa.

Adanya kemudahan dalam penyimpanan, edit, dan duplikasi arsip digital inilah yang mampu melindungi informasi milik perusahaan. Hal itu sekaligus melindungi data dari kehilangan atau kerusakan yang tidak disengaja.

Baca juga:

• 16 Istilah Umum Administrasi Perkantoran
• Tips Membuat Presentasi Menarik dengan Power Point

Ramah Lingkungan

Arsip fisik biasanya mengandalkan kertas sebagai media penyimpanan yang tentu saja menciptakan limbah. Menurut sebuah studi oleh Road Runner, kertas merupakan 70% dari limbah perkantoran. 

Dengan perusahaan menggunakan arsip digital, limbah kertas dari perkantoran bisa dikurangi. Selain itu, penggunaan arsip digital pada perusahaan juga menyelamatkan pohon yang notabene bahan utama pembuatan kertas.

Peningkatan Efisiensi

Arsip digital jauh lebih mudah diakses dan dibagikan di mana pun karyawan kantor berada. Sehingga, karyawan akan lebih mudah berkolaborasi dengan orang-orang di kantor dari divisi yang berbeda.

Selain itu membuat rencana saat rapat dadakan dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Apalagi karena pandemi COVID-19 yang membuat karyawan sulit untuk bekerja dari kantor, arsip digital perusahaan akan memudahkan dan menambah efisiensi.

Data Aktual (Real Time Data)

Pengambilan keputusan yang membutuhkan data langsung (real time), akan semakin mudah dengan mengelola arsip digital. Selain memudahkan, juga akan mencegah kesalahan.

Meninjau dan memasukkan data secara manual rentan memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia. Sebab ketelitiannya tidak setinggi penggunaan teknologi komputer.

Arsip digital membuatnya lebih mudah untuk mengumpulkan data secara real-time. Pada dasarnya, kamu dapat mengakses file digital kapan saja sepanjang hari untuk memeriksa ulang atau memperbarui informasi.

Langkah-langkah Penyimpanan Arsip Digital

source: istock

Penyimpan arsip digital perusahaan dapat dilakukan dengan mudah. Sebagai Admin, mungkin kamu kan merasa langkah ini memudahkan dan menambah efektivitas bekerja:

a. Pilihlah tempat untuk menyimpan arsip tersebut seperti penyimpanan pada komputer atau menggunakan cloud storage seperti Google Drive

b. Buat folder sesuai dengan kebutuhan. Folder bisa dibagi menjadi: 

• • Tanggal pembuatan dokumen
  • Divisi yang membuat dokumen (marketing, sales,dll)
  • Acara atau event yang membutuhkan dokumen tersebut
  • Folder dokumen rencana, revisi, dan dokumen terpakai

c. Biasakan membuat file dokumen secara online seperti menggunakan Google Docs, Google Spreadsheets, Google Slide, dan yang lainnya. Hal itu karena file secara otomatis akan tersimpan di Google Drive

d. Menyortir file yang dibuat secara offline untuk kemudian di-upload ke cloud.

Kekurangan dan Tips Menyimpan Arsip Digital

source: istock

Setiap hal mempunyai kekurangan termasuk penyimpanan arsip digital perusahaan. Meskipun keuntungannya banyak, ada beberapa kekurangan yang harus ditanggulangi:

• Arsip mudah corrupted karena pada sistem komputer terdapat kerusakan atau perubahan

• Mudah hilang karena terkena malware atau virus

• Sebagian besar cloud storage harus menggunakan internet sehingga apabila tidak ada akses akan menyulitkan.

Untuk menanggulangi kekurangan tersebut, ada beberapa langkah yang bisa dilakukan yaitu:

• Saat kamu menyimpan di komputer, gunakan antivirus yang dapat melindungi PC dari virus.

• Bersihkan komputer atau perangkat secara berkala seperti menggunakan Cleaning Apps.

• Saat membuat revisi biasakan membuat file baru. Agar saat arsip rusak kamu masih memiliki cadangan file yang lama.

• Buatlah cadangan tempat penyimpanan dari arsip digital perusahaan tersebut. Misalnya, menggunakan hardware seperti hard disk, CD, atau membuat cloud cadangan.

Belajar Melakukan Arsip Digital Bersama Kelas.work

Mengelola arsip perusahaan secara digital sangat menguntungkan. Untuk mempelajari cara mengelola arsip digital lebih dalam lagi, kamu bisa mengikuti program bootcamp administrasi perkantoran yang diadakan oleh Kelas.work.

Pada bootcamp ini, kamu akan diajarkan berbagai hal untuk memenuhi kualifikasi sebagai Admin Perkantoran yang berkualitas. Kamu juga akan mendapat Career Navigator dan portfolio yang membantu untuk mencapai mimpimu.

Tentunya, mempelajari cara mengelola arsip digital akan menjadi poin plus untuk dilirik oleh perusahaan. Tunggu apalagi, yuk segera daftar kelasnya!