Istilah Umum Administrasi Perkantoran

Profesi sebagai admin perkantoran sangat diminati karena profesi ini sangat umum untuk berbagai jurusan atau lulusan. Meskipun begitu, pekerjaan sebagai seorang admin perkantoran memiliki beban tugas yang banyak dan cukup kompleks. 

Admin memiliki peran penting seperti menyiapkan agenda kantor, mengelola dokumen perkantoran, membuat perekapan data, dan lainnya.  

Oleh karena itu, berkarier sebagai admin perkantoran tidak hanya mengoperasikan komputer saja, loh! Profesi ini juga membutuhkan beberapa skill dan pemahaman lebih detail untuk bisa fokus menjalankan pekerjaannya dengan baik. 

Tidak hanya itu saja, kamu juga perlu tahu beberapa istilah administrasi perkantoran guna menunjang lancarnya pekerjaan. Kali ini, Kelas.work akan membahas lengkap istilah administrasi perkantoran yang akan kamu temui sebagai seorang admin di suatu kantor. Simak artikelnya hingga selesai, ya! 

Istilah-istilah Administrasi Perkantoran

Source:  Freepik/pressfoto

Pekerjaan sebagai administrasi perkantoran memiliki tugas dan tujuan untuk melengkapi data perusahaan, memberikan laporan, hingga membantu perusahaan untuk bisa bersaing dengan kompetitor bisnis. Ada beberapa istilah administrasi perkantoran yang berguna untuk kamu siapkan sebelum memulai kerja dalam bidang profesi ini.

Jadi, nantinya kamu tidak perlu bingung jika ada beberapa istilah yang didapati saat kamu bekerja menjadi seorang admin perkantoran.

Inventaris

Melansir Kumparan.com, kata inventaris secara umum diartikan sebagai daftar yang berisi seluruh barang milik perusahaan, kantor, atau pabrik yang digunakan untuk melaksanakan tugas tertentu. Secara singkat, inventaris adalah daftar barang yang dimiliki perusahaan tertentu.

Inventaris juga dibagi dengan dua istilah yang sering dikenal seperti berikut.

• Inventaris kantor, yaitu daftar lengkap barang yang dimiliki perusahaan seperti komputer, ATK (alat tulis kantor), telepon, dan lainnya.

• Inventaris barang, yaitu daftar seluruh barang yang ada dan atau dimiliki oleh suatu perusahaan maupun institusi.

Inventaris juga memiliki pencatatan dalam sebuah buku, yaitu buku inventaris. Buku ini nantinya akan berisikan seluruh catatan terkait inventaris perusahaan seperti jenis barang, jumlah, harga, angka barang, hingga seluruh data yang meliputi kesediaan barang dalam kantor.

Baca juga:

• 10 Tugas Administrasi Perkantoran
• Mengenal Cara Mengelola Arsip Digital

Kearsipan

Kearsipan merupakan sebuah pengelolaan catatan kegiatan dan berbagai sumber informasi. Selain itu, kearsipan dalam istilah administrasi perkantoran istilah ini juga memiliki nilai kegunaan dengan teratur seperti arsip yang dibuat maupun yang diterima. Tujuannya adalah untuk mudah menemukan kembali catatan tersebut apabila diperlukan.

Source: Pexels

Personalia

Personalia merupakan suatu bagian dari instansi atau kantor yang mengurus hal-hal yang meliputi kepegawaian. Oleh karena itu personalia merupakan segala hal yang berkaitan dengan pegawai dalam sebuah perusahaan dan diatur oleh manajemen personalia.

Finansial

Finansial biasanya merupakan segala hal yang meliputi keuangan sekaligus mempelajari kondisi keuangan suatu perusahaan. Oleh karena itu, finansial berkaitan langsung dengan ekonomi dan keluar masuknya uang perusahaan.

Ekspeditor

Ekspeditor dalam istilah administrasi perkantoran merupakan suatu badan atau perusahaan yang bergerak di bidang pengangkutan maupun pengiriman barang. 

Materia

Materia juga bisa dikenal sebagai perbekalan. Istilah ini memiliki arti sebagai penataan yang meliputi pengadaan, pengaturan pemakaian, pemeliharaan, hingga pencatatan serta penyingkiran benda dalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

Office Controlling

Office controlling atau pengawasan perkantoran dalam administrasi perkantoran merupakan sebuah kegiatan untuk meningkatkan efektivitas serta efisiensi kerja dengan maksimal sesuai target yang ditentukan sebelumnya.

Baca juga:

• Mengulas Tugas dan Fungsi Manajemen 4.0
• Pentingnya Manajemen Risiko bagi Perusahaan

Office Actuating

Istilah office actuating atau pengarahan perkantoran merujuk pada kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal dengan target serta sasaran yang sudah ditentukan.

Office Organizing

Office organizing atau pengorganisasian perkantoran merupakan sebuah pengaturan dari berbagai macam fungsi organisasi pelaksanaan yang melaksanakan fungsi tersebut.

Dalam istilah ini, pekerjaannya meliputi pemeliharaan hubungan kerja, pembagian tugas, dan juga penyediaan alat. 

Office Planning

Istilah office planning atau susunan rencana kantor ini merujuk pada sebuah proses untuk menentukan arah dari kegiatan kantor. Prosesnya dilakukan dengan cara meninjau ulang faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan perusahaan. Kegiatan ini meliputi perencanaan gedung, tata ruang kantor, pencahayaan, hingga berbagai metode pekerjaan kantor yang disesuaikan dengan keuangan perkantoran (budgeting).

Penyortiran

Dalam istilah administrasi perkantoran, kata penyortiran merupakan sebuah istilah yang berarti pemisahan surat yang diterima oleh suatu perusahaan maupun organisasi.

Unit Pengolahan

Unit pengolahan dalam istilah administrasi perkantoran memiliki arti sebagai sebuah unit kerja yang tugasnya melaksanakan tugas pokok serta fungsi organisasi.

Source: Freepik/pressfoto

Perusahaan Jawatan

Istilah ini cukup jarang didengar secara umum. Perusahaan jawatan adalah sebuah unit organisasi yang memiliki kedudukan, tugas, fungsi, dan susunan organisasi yang telah ditetapkan dalam suatu peraturan perundang-undangan.

Kartu Kendali

Dalam istilah administrasi perkantoran, kartu kendali merupakan sebuah lembar isian yang digunakan untuk penyampaian dan pencatatan surat agar ditemukan dengan mudah apabila dibutuhkan.

Lembar Ekspedisi

Lembar ekspedisi merupakan sebuah pengantar surat dan memiliki tanda terima tertentu apabila surat tersebut telah diterima oleh yang bersangkutan.

Buku Agenda

Buku agenda dalam istilah administrasi perkantoran merupakan sebuah buku yang berisikan catatan dari berbagai macam data surat baik surat yang dikirim atau keluar maupun surat yang masuk.

#SiapKerja Jadi Admin Perkantoran Bersama Kelas.work 

Administrasi perkantoran memiliki banyak istilah yang perlu digunakan saat melaksanakan pekerjaannya. Oleh karena itu, jika kamu ingin menjadi seorang admin perkantoran perlu memahami secara jelas beberapa istilah tersebut. Selain itu, kamu bisa belajar lebih banyak soal mengenai administrasi perkantoran melalui Kelas.work.

Di Kelas.work kamu akan belajar mengenai administrasi perkantoran mulai dari dasar, mempersiapkan arsip dokumen, hingga tips dan trik menjadi admin perkantoran yang profesional. Selain itu, kamu juga bisa ikut kelas online mahir Ms.Office dari A-Z untuk menambah kemampuan kamu mengoperasikan Ms.Office secara profesional guna menunjang pekerjaan impianmu.

Yuk, ambil dan ikuti kelasnya untuk membantumu menjadi seorang admin perkantoran yang kompeten sekarang juga!